Vorwort

Die ADVOKAT Unternehmensberatung Greiter & Greiter GmbH (verantwortliche Partei gemäß DSGVO) – im Folgenden „ADVOKAT GmbH“ – verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Vertrieb von ihr hergestellter Software sowie auch im Zusammenhang mit der laufenden Betreuung ihrer Kund/innen.

Dieses Dokument richtet sich an Personen, über welche personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist nicht verpflichtend und erfolgt daher aus Ihrer freien Entscheidung. Bei Nichtbereitstellung Ihrer Daten können die weiter unten genannten Zwecke nicht erfüllt werden, sodass bspw. eine Vertragsbeziehung mit der ADVOKAT GmbH nicht möglich wäre.

Im Weiteren bezeichnet der Begriff

1. „ADVOKAT Software“ jegliche Software, welche die Kanzlei von der ADVOKAT GmbH bereits erworben hat, in Zukunft noch erwerben wird oder nutzt, und zwar jeweils im Umfang der erworbenen Lizenzen. Wesentliche Teile der ADVOKAT Software sind die Desktop-Anwendung „ADVOKAT“, das Online-Portal „ADVOKAT Online“, die Smartphone-App „ADVOKAT mobil“ sowie neu hinzukommende Software-
2. „Kanzleien“ Kund/innen der ADVOKAT GmbH, welche ADVOKAT Software erworben haben, nutzen oder sich für ADVOKAT Software interessieren und daher eine entsprechende Anfrage an die ADVOKAT GmbH herantragen.
3. „Kanzleidienstleister“ Gegenparteien von Kanzleien, welche von der jeweiligen Kanzlei beauftragt sind und daher gegebenenfalls in die Verarbeitung von Daten involviert sind (z.B. EDV-Betreuung, Steuerberatung, externe Buchhaltungskraft).
4. „DSGVO“ die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (Datenschutz-Grundverordnung)

Verantwortliche Partei gemäß Art. 4 Z. 7 DSGVO für die Verarbeitung dieser Daten ist:

 

ADVOKAT Unternehmensberatung Greiter & Greiter GmbH Andreas-Hofer-Straße 39B

6020 Innsbruck

Telefon: 0512 / 58 80 33

Fax: 0512 / 58 80 33-33

E-Mail: office@advokat.at

Die Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten sind:

 

Datenschutzbeauftragte/r

ADVOKAT Unternehmensberatung Greiter & Greiter GmbH Andreas-Hofer-Straße 39B

6020 Innsbruck

E-Mail: datenschutzbeauftragter@advokat.at

Der/Die Datenschutzbeauftragte nimmt die in der DSGVO vorgesehenen Aufgaben im

Geschäftsbereich „ADVOKAT ERV Übermittlungsstelle“ wahr, weil in diesem Bereich eine

umfangreiche Verarbeitung sensibler Daten gemäß Artikel 9 und 10 DSGVO stattfindet (Übermittlung von Schriftsätzen zwischen Rechtsanwälten und Gerichten/Behörden).

Die personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Zielgruppenspezifische Bewerbung von ADVOKAT Software
• Akquise von Kund/innen und Angebotslegung
• Auslieferung, Installation und Konfiguration von ADVOKAT Software, inkl. Portierung vorhandener Daten (Export aus Altsystem, Konvertierung aus Fremdsystem, Fusion in bestehendes System)
• Wartung der von der Kanzlei erworbenen ADVOKAT Software (Updates)
• Online-Einsichtnahme in das Grundbuch durch die Kanzlei
• Online-Einsichtnahme in die Firmenbuchdatenbank durch die Kanzlei
• Online-Einsichtnahme in Gerichtsakten (elektronische Akteneinsicht) durch die Kanzlei
• Abwicklung der elektronischen Kommunikation der Kanzlei mit Gerichten und Behörden (elektronischer Rechtsverkehr – ERV)
• Abfragen aus dem Zentralen Melderegister (ZMR) durch die Kanzlei
• Abfragen aus dem Zentralen Personenstandsregister (ZPR) durch die Kanzlei
• Abrufen internationaler Firmeninformationen (Internationale Firmensuche) durch die Kanzlei
• Abfragen aus dem Gewerbeinformationssystem Austria (GISA) durch die Kanzlei
• Abfragen politisch exponierter und diesen nahestehender Personen (Compliance Check) durch die Kanzlei
• Abfragen von Geburtsdaten via CRIF durch die Kanzlei
• Abfragen der Insolvenzdatei der Republik Österreich durch die Kanzlei
• Verrechnung der von der Kanzlei in Anspruch genommenen Archivierungsdienste der Archivium Dokumentenarchiv GmbH
• Kommunikation via ADVOCOM
• Unterstützung bei der Installation, Konfiguration und Anwendung von ADVOKAT Software inkl. Dokumentation der jeweiligen Tätigkeit
• Untersuchung und Behebung von Störfällen Dokumentation der jeweiligen Tätigkeit
• Konzeption individueller Software-Lösungen samt Analyse der organisatorischen Abläufe und Strukturen
• Schulung und Beratung von Anwendern
• Rechnungslegung und Buchhaltung

Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

 

Für Kanzleien basiert die Verarbeitung fast ausschließlich auf der Erfüllung von Verträg en gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Programmkaufvertrag, Programmnutzungsvertrag, Vertrag für die Nutzung von ERV und ADVOKAT Online, Auftrag für Individualprogrammierung,    Schulungsvereinbarung).    Für    die    Zwecke „Zielgruppenspezifische Bewerbung von ADVOKAT Software“ und „Akquise von Kund/innen und Angebotslegung“ erfolgt die Verarbeitung entweder aufgrund eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Vertrieb von Branchensoftware an die entsprechende Zielgruppe –, auf Basis einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a oder als vorvertragliche Maßnahme auf Anfrage der Kanzlei gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für Kanzleidienstleister/innen erfolgt die Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f – der Vertragserfüllung gegenüber gemeinsamen Kund/innen.

Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Name, Firma, sonstige Geschäftsbezeichnung, Kennung („Kundennummer“)
• Anschrift und Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Fax, Website)
• Kontaktpersonen und deren Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
• Geschäftliche Korrespondenz     (E-Mails,     Gesprächsprotokolle,     Faxe,    Briefe, Supportanfragen)
• Bankdaten (für die Abwicklung von Bankeinzügen)
• Lizenzdaten
• Verrechnungs-, Überweisungs- und Buchhaltungsdaten
• Sozialversicherungsnummer (wird      für     die      Beantragung      einer      ZMR- Abfrageberechtigung vom zuständigen Bundesministerium gefordert)
• Ordnungsdaten (z.B. Kreditor, Fachgebiete, Newsletter-Präferenzen)
• Kommunikationsdaten (Nachrichtentexte und Dateianhänge)
• Lichtbilder
• Anmeldedaten (bei Anmeldung zu einer Veranstaltung)
• Teilnahmedaten (bei Teilnahme an einem Gewinnspiel)
• Zugangsdaten zu ADVOKAT Online (im Zusammenhang mit der Einrichtung eines Benutzerkontos für die Kanzlei und deren Mitteilung an die Kanzlei)
• Zugangsdaten für eine Fernverbindung (nur im Ausnahmefall z.B. aufgrund technischer Notwendigkeit und nach vorheriger Absprache mit der Kanzlei)
• Zugangsdaten zum ADVOKAT Schulungsportal (im Zusammenhang mit der Einrichtung eines Benutzerkontos für Schulungsteilnehmer/innen und deren Mitteilung an diese)
• Feedback von Schulungsteilnehmer/innen

Personenbezogene Daten werden folgenden Personen offengelegt:

 

• Kanzleidienstleister/innen
• Zuständiges Bundesministerium im Falle der Beantragung einer Abfrageberechtigung für das Zentrale Melderegister (ZMR)
• Bundesrechenzentrum GmbH (BRZ) für die Übermittlung von ERV-Nachrichten</li
• In dem vom BRZ geführten ERV-Teilnehmerverzeichnis sind einige Daten zu allen ERV-Teilnehmern gespeichert. Diese Daten werden von jener Organisation eingemeldet und verwaltet, die dazu berufen ist (z.B. die Rechtsanwaltskammern der Bundesländer und die ÖRAK für Rechtsanwält/innen und Rechtsanwaltskanzleien). ERV-Teilnehmer/innen können selbst bestimmen, welche dieser Daten anderen ERV-Teilnehmer/innen einsichtig sein sollen, nämlich durch Auswahl einer Sichtbarkeitsstufe (Stufe 1 = nur notwendige Daten; Stufe 2 = Stufe 1 zzgl. Name, Adresse, FB-Nummer; Stufe 3 = Stufe 2 zzgl. Telefon, E-Mail, Fax). Die Verwaltung der Sichtbarkeitsstufe ist in ADVOKAT Online möglich. Bei neuen ERV-Teilnehmer/innen ist initial die Stufe 0 aktiv (wie Stufe 1). Diese Stufe wechselt nach 60 Tagen automatisch zur Stufe 2. Sofern das nicht gewünscht ist, kann zur Stufe 1 gewechselt werden.
• Kommunikationsteilnehmern (ADVOCOM)
• Involvierte Banken für die Durchführung von Lastschriften (Bankeinzüge)
• Steuerberatungskanzlei für die Erstellung des Jahresabschlusses
• HostEurope GmbH in Deutschland, als Hosting-Dienstleister für das ADVOKAT Schulungsportal, im Falle der Einrichtung eines Benutzerkontos für Schulungsteilnehmer/innen
• Inkassobüro, Rechtsanwaltskanzlei und Gerichte im Falle fruchtloser Einmahnung offener Forderungen zu deren Eintreibung
• Bundesministerium für Finanzen (BMF) im Falle einer Außenprüfung sowie aufgrund der Übermittlung von Zusammenfassenden Meldungen

Prinzipiell erfolgen praktisch keine Offenlegungen an Dritte. In den vorgenannten Fällen erfolgen Offenlegungen nur sehr eingeschränkt, d.h. es werden insbesondere nur die jeweils notwendigen Daten offengelegt.

Personenbezogene Daten werden für folgende Dauer aufbewahrt:

 

Prinzipiell werden personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt, als dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke nötig ist. Das bedeutet, dass diese jedenfalls für die (meist unbestimmte) Vertragslaufzeit und darüber hinaus abhängig von verbleibenden Gründen weiter aufbewahrt werden.

Weitere Gründe und dazugehörige Fristen sind abgabenrechtliche Aufbewahrungsfristen (in der Regel sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres) und die Evidenzhaltung von Unterlagen als Beweise für den Fall rechtlicher Auseinandersetzungen (bis zu 30 Jahren gemäß dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch – „lange Verjährungsfrist“).

Sofern die Aufbewahrung nur auf einer Einwilligung beruht, kann die jederzeitige Löschung verlangt werden.

Sonderfall Support: Wenn E-Mails oder Supportanfragen an die ADVOKAT GmbH übermittelt werden, so dürfen diese keine personenbezogenen Daten beinhalten. Diese Daten werden nämlich als Teil der internen Supportdokumentation dauerhaft aufbewahrt. Erforderlichenfalls sollen personenbezogene Daten geschwärzt werden. Auf Verlangen der Kanzlei löscht ADVOKAT die vollständige, die Kanzlei betreffende Supportdokumentation, vorausgesetzt, dass die Kanzlei eine Enthaftungsvereinbarung zugunsten der ADVOKAT GmbH unterzeichnet, worin sie sich verpflichtet, die ADVOKAT GmbH in jeder Hinsicht schad- und klaglos zu halten.

Quellen für personenbezogene Daten:

Prinzipiell werden personenbezogene Daten bei Ihnen selbst erhoben. Dazu gehören auch auf Ihrer Webseite veröffentlichte Informationen. Weitere Quellen sind öffentlich zugängliche Verzeichnisse (z.B. die Webseite des ÖRAK), von Kanzleidienstleister/innen mitgeteilte Informationen sowie aufgrund einer Vereinbarung mit Dritten (z.B. Veranstalter/in eines von der ADVOKAT GmbH gesponserten Events) erhaltene Teilnehmerdaten (mit Ihrer gegenüber der/dem Veranstalter/in abgegebenen Einwilligung).

Die im Zusammenhang mit der Nutzung von ADOVKAT Software notwendigerweise zu verarbeitenden Daten (z.B. Übermittlung von ERV-Nachrichten, Übertragung von Grundbuchabfragen) stammen mitunter aus dritten Quellen (zuständige Bundesministerien, Gerichte, Behörden, private Datenlieferant/innen). Dies gilt auch für die von der Archivium Dokumentenarchiv GmbH an die ADVOKAT GmbH übertragene Verrechnung der in Anspruch genommenen Archivierungsdienstleistungen.

Es werden keine personenbezogenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt.

 

Ihre Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung verwendet.

 

Information zu Ihren Rechten

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Dafür wenden Sie sich an uns. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist die Datenschutzbehörde zuständig.

Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten zu einem bestimmten Zweck eingewilligt haben (z.B. für die Teilnahme an einem Gewinnspiel), während Ihre Daten gleichzeitig auch auf anderer Grundlage verarbeitet werden (z.B. zur Erfüllung eines Vertrags), so kann die auf der Einwilligung basierende Verarbeitung jederzeit von Ihnen widerrufen werden, ohne dass dies Einfluss auf andere Verarbeitungen Ihrer Daten hätte.

Informationen zum Sonderfall „Facebook“

 

Einen Sonderfall stellt die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit der ADVOKAT Facebook-Seite – facebook.com/advokatsoftware – dar, weil hier teilweise eine gemeinsame Verantwortlichkeit von „Facebook Ireland“ (Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland) und der ADVOKAT GmbH vorliegt.

Im Sonderfall „Facebook“ sind drei Datenverarbeitungen zu unterscheiden:

·         Von der ADVOKAT GmbH verantwortete Datenverarbeitung

Diese Datenverarbeitung umfasst die Publikation von Daten auf der Facebook-Seite durch die ADVOKAT GmbH. Die ADVOKAT GmbH publiziert personenbezogene Daten in folgenden Fällen auf der Facebook-Seite:

• Rückschau auf Veranstaltungen, die von der ADVOKAT GmbH verantwortet oder als Partnerin begleitet wurde

Zweck: Marketing, Verkaufsförderung, Beziehungsaufbau & -pflege zu Kund/innen und potenziellen Kund/innen

Betroffene Personen (Rechtsgrundlagen, Informationspflichten), Daten:

• Teilnehmer/innen der    Veranstaltung     (Einwilligung      bei     Anmeldung, Partnervertrag mit Veranstalter/in)
  • Fotos (einzeln und im Kollektiv) ohne Markierungen
• Veranstalter/in & Partner/in der Veranstaltung sowie deren Mitarbeiter/innen (Partnervertrag mit Veranstalter/in)
  • Fotos (einzeln und im Kollektiv) teilweise mit Markierungen
  • Namen
• Mitarbeiter/innen der ADVOKAT GmbH aus den Bereichen Verkauf, Marketing & Geschäftsführung (Dienstvertrag & Datenschutzvereinbarung)
  • Fotos (einzeln und im Kollektiv) teilweise mit Markierungen
  • Namen
• Auflösung von Gewinnspielen

Zweck: Marketing, Verkaufsförderung, Beziehungsaufbau & -pflege zu Kund/innen und potenziellen Kund/innen

Betroffene Personen (Rechtsgrundlagen, Informationspflichten), Daten:

• Gewinnspiel-Gewinner/innen (Teilnahmelos = Gewinnspielvereinbarung)
  • Foto teilweise mit Markierung
  • Name
• Schaltung von Werbebeiträgen für/mit Kund/innen & Geschäftspartner/innen

Zweck: Marketing für Kund/innen & Geschäftspartner/innen, Eigenes Marketing, Beziehungspflege zu Kund/innen und Geschäftspartner/innen

Betroffene Personen (Rechtsgrundlagen, Informationspflichten), Daten:

• Kund/in Geschäftspartner/in (Werbevereinbarung)
  • Diverse Werbedaten (z.B. Fotos, angebotene Leistungen, Namen, Sitz)
  • Dauer der Geschäftsbeziehung

·         Von Facebook Ireland und der ADVOKAT GmbH gemeinsam verantwortete Datenverarbeitung („Seiten-Insights“)

Facebook Ireland erstellt Statistiken für Seiten-Betreiber/innen (sogenannte „Seiten- Insights“). Dazu protokolliert Facebook Ireland viele Daten im Zusammenhang mit dem Verhalten von Seitenbesucher/innen. Für diese Datenverabeitung sind Facebook Ireland und die ADVOKAT GmbH gemeinsam verantwortlich und haben eine entsprechende Vereinbarung abgeschlossen. Gemäß dieser Vereinbarung übernimmt Facebook Ireland die Erfüllung der Verpflichtungen aus der DSGVO. Gegenüber der ADVOKAT GmbH werden zu keinem Zeitpunkt personenbezogene Daten offengelegt, sondern es werden nur Statistiken zur Verfügung gestellt, die keinen Rückschluss auf Personen ermöglichen (z.B. Reichweite von Beiträgen, demographische Nutzergruppen). Weitere Informationen sind unter folgenden Links verfügbar:

• Vereinbarung zwischen Facebook Ireland und der ADVOKAT GmbH betreffend die gemeinsame Verantwortlichkeit für Seiten-Insights

Regelt die gemeinsame Verantwotlichkeit zwischen Facebook Ireland und der ADVOKAT GmbH

• Informationen über Seiten-Insights von Facebook

Beschreibt, wie Seiten-Insights funktionieren und welche Daten verarbeitet werden

·         Von Facebook Ireland verantwortete Datenverarbeitung

Diese Datenverarbeitung umfasst alle anderen Daten, die im Zusammenhang mit dem Besuch und der Nutzung der Facebook-Seite verarbeitet werden (z.B. Nutzungsdaten, Facebook-Cookies, nicht von der ADVOKAT GmbH angebrachte Kommentare, Likes, Fotomarkierungen und dergleichen mehr). Weitere Informationen sind unter folgenden Links verfügbar:

• Facebook-Datenrichtlinie

Beschreibt, welche Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Facebook erhoben und verarbeitet werden.

• Facebook-Cookie-Richtlinie

Beschreibt, wie Facebook Cookies und ähnliche Technologien einsetzt.