ADVOKAT Dokumentenverwaltung

Dokumente erstellen und strukturiert verwalten

Elektronische Aktverwaltung

Die ADVOKAT Dokumentenverwaltung organisiert Ihren elektronischen Akt. Die strukturierte Dokumentenansicht lässt Sie schnell das richtige E-Mail wiederfinden. Neue Dokumente können via Drag & Drop einfach in den Akt gespeichert werden.

Integration in Microsoft Outlook

Die Integration in Microsoft Outlook unterstützt Sie dort, wo Sie gerade arbeiten! E-Mails können direkt in Outlook einem Akt und einer Leistung zugeordnet werden. E-Mails, welche aus ADVOKAT erstellt werden, sind nach dem Versand automatisch im Akt abgelegt.

Workflows in der Software abbilden

Dabei werden zu jedem Dokument weitere Informationen gespeichert, um auch Workflows in der Software abzubilden. Dokumente können so zum Beispiel zur Korrektur elektronisch an andere Benutzer versendet werden.

Neue Dokumente werden aus dem Akt mittels anpassbarer Vorlagen erstellt. ADVOKAT speichert für Sie das Dokument mit entsprechendem Namen an der richtigen Stelle ab, passt das Dokument an Ihre Corporate Identity an und füllt variable Felder mit Aktdaten aus.

ADVOKAT-Sharepoint Online Integration
ADVOKAT-Sharepoint Online Integration

Zentralisiert – Automatisch – Detailliert

Lassen Sie sich überraschen, was alles in der ADVOKAT Dokumentenablage steckt!

Abbildung beliebiger Strukturen für die Dokumentablage

Dateien können nicht nur mit einer Leistung verbunden werden, sondern mit einem eigenen Datensatz Dokument. Dort ist zusätzlich zu einem Erstellungsdatum, Erledigungsdatum, Sachbearbeiter und Betreff auch ein Verweis auf den Speicherort der Datei auf der Festplatte enthalten. Der Datensatz Dokument repräsentiert das Dokument im Akt.

Drag & Drop für ein einfaches Handling

Das Verbinden mit dem Akt geht ganz einfach, indem Sie die Datei mit der Maus (Drag&Drop) in den Akt ziehen. Dabei wird automatisch ein Datensatz Dokument angelegt. Dies ist die aktbezogene Sicht auf die Dokumente.

IHRE VORTEILE

Workflows zu Dokumenten

Zusätzlich zur aktbezogenen Sicht scheinen die Dokumente auch in einer Dokumentliste auf. Dies ist die chronologische Sicht auf alle Dokumente. Dokumente können von einem Benutzer an einen anderen Benutzer weitergeleitet und schlussendlich erledigt werden. Damit kann ein Workflow abgebildet werden.

Anpassbare Vorlagen

Die Formulare sind Word-Vorlagen. Sie können somit an das Kanzleilayout angepasst werden.

Vorschau eines Dokuments

.. mittels Vorschaufenster

Funktion für ein Beilagenverzeichnis

Es gibt verschiedene Möglichkeiten ein Beilagenverzeichnis zu erstellen. Das Beilagenverzeichnis kann entweder aus der Dokumentverwaltung, der Aktenverwaltung oder mit dem ADVOKATPDF-Assistent erstellt werden.

PDF-Assistent für das Scannen der Eingangspost

Integration in MS Outlook

Die Verbindung ADVOKAT – Outlook (Office Integration) wird mit einem Outlook-AddIn hergestellt. Die Einstellung wirkt nur für den aktuellen Arbeitsplatz. ADVOKAT muss auf diesem Arbeitsplatz installiert und lizenziert sein.

Mag. (FH) Karl Sailer
Mag. (FH) Karl Sailer

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